28 Νοέ ΛΗΞΗ ΟΙΚΟΝΟΜΙΚΟΥ ΕΤΟΥΣ 2022 ΚΑΙ ΚΑΤΑΡΤΙΣΗ ΕΤΗΣΙΩΝ ΠΡΟΫΠΟΛΙΣΜΩΝ 2023
Ενόψει της λήξης του οικονομικού έτους 2022 και στο πλαίσιο της τήρησης των φορολογικών και διοικητικών υποχρεώσεων του ΕΛΚΕ, σας γνωρίζουμε τα κάτωθι:
A) Κατάθεση πληρωμής αμοιβών
Για την πληρωμή αμοιβών μέσω της Ενιαίας Αρχής Πληρωμών (ΕΑΠ), παρακαλούμε να κατατεθούν οι εντολές πληρωμής προς το Τμήμα Οικονομικής Διαχείρισης του ΕΛΚΕ στις παρακάτω ημερομηνίες:
- για την πρώτη πληρωμή που θα γίνει μέσω της ΕΑΠ τον Δεκέμβριο, οι εντολές πληρωμής πρέπει να σταλούν έως Δευτέρα 05/12/2022
- για την τελευταία πληρωμή που θα γίνει μέσω της ΕΑΠ τον Δεκέμβριο, οι εντολές πληρωμής πρέπει να σταλούν έως Δευτέρα 12/12/2022.
Οι εντολές πληρωμής πρέπει να κατατεθούν, υπογεγραμμένες, έως τις άνω ημερομηνίες με όλα τα απαραίτητα κατά περίπτωση δικαιολογητικά (τιμολόγια, βεβαιώσεις, timesheets, φορολογική ενημερότητα κλπ.) από τους Επιστημονικά Υπευθύνους και από τους χειριστές του Τμήματος Παρακολούθησης Έργων.
Οι εντολές πρέπει να είναι υπογεγραμμένες από τον Επιστημονικά Υπεύθυνο με πρωτότυπη υπογραφή ή -στην περίπτωση αποστολής με mail- να είναι ψηφιακά υπογεγραμμένες. Στη δεύτερη περίπτωση ο Επιστημονικά Υπεύθυνος πρέπει να τηρεί αρχείο PDF με τις ψηφιακά υπογεγραμμένες εντολές και τα λοιπά δικαιολογητικά.
Σε περίπτωση που δεν πληρούνται οι απαραίτητες προϋποθέσεις, η πληρωμή θα ενταχθεί στην επόμενη περίοδο πληρωμών και εφόσον τακτοποιηθούν οι προϋποθέσεις εξόφλησής της.
B) Εντολές προμηθευτών
Έως Δευτέρα 05/12/2022 θα πρέπει να κατατεθούν στο πρωτόκολλο του ΕΛΚΕ:
- Οι εντολές πληρωμής με τα αντίστοιχα τιμολόγια αγοράς και παροχής υπηρεσιών εσωτερικού και εξωτερικού συνοδευόμενα με τα απαραίτητα δικαιολογητικά (παραδοτέα, πρακτικό παραλαβής, έντυπο υλικό πραγματοποίησης δαπάνης, κλπ.)
- Τιμολόγια που αφορούν τις Αποδόσεις Ενταλμάτων Προπληρωμής.
- Τιμολόγια που έχουν εκδοθεί εντός του 2022 στα στοιχεία του ΕΛΚΕ και για τα οποία δεν υπάρχει διαθέσιμο ταμειακό υπόλοιπο, αλλά πρέπει να λογιστικοποιηθούν.
Μετά την Τρίτη 06/12/2022 δεν θα εκδίδονται τιμολόγια στα στοιχεία του ΕΛΚΕ, παρά μόνο σε εξαιρετικές περιπτώσεις και έπειτα από συνεννόηση με τα αρμόδια Τμήματα (π.χ. λήξη φυσικού και οικονομικού αντικειμένου έργου).
Τιμολόγια που έχουν εκδοθεί στα στοιχεία του ΕΛΚΕ εντός του 2022 δεν δύναται να κατατεθούν στο πρωτόκολλο του ΕΛΚΕ το 2023 ούτε να εκδοθούν τα αντίστοιχα εντάλματα για πληρωμή.
Έως Παρασκευή 09/12/2022 θα πρέπει να σταλεί email στο Τμήμα Προμηθειών του ΕΛΚΕ για την ανάκληση ολόκληρης ή μέρους ανάθεσης προμήθειας, η οποία δεν πραγματοποιήθηκε. Η διαδικασία αυτή είναι απαραίτητη για να αποδεσμευτούν τα ποσά που έχουν δεσμευτεί στον ετήσιο Προϋπολογισμό του 2022 και να είναι διαθέσιμα για τον ετήσιο Προϋπολογισμό του 2023.
Η τήρηση των ανωτέρω θα συντελέσει στην ορθή σύνταξη και κατάθεση του ετήσιου Προϋπολογισμού του 2023.
Γ) Κατάθεση Ετήσιου Προϋπολογισμού 2023
Με την καταχώρηση των δαπανών που αναφέρθηκαν παραπάνω ολοκληρώνεται πλέον η εκτέλεση του Ετήσιου Προϋπολογισμού για το 2022 και οι Επιστημονικά Υπεύθυνοι μπορούν να προβούν στην τροποποίηση του Ετήσιου Προϋπολογισμού του έτους 2022 ως προς το ύψος των δαπανών και περαιτέρω στην κατάρτιση του Ετήσιου Προϋπολογισμού για το 2023.
Για την τροποποίηση του Ετήσιου Προϋπολογισμού για το 2022, οι Επιστημονικά Υπεύθυνοι πρέπει να αφήσουν υπόλοιπο στους αντίστοιχους κωδικούς αμοιβών, στην περίπτωση που οι εντολές αμοιβών που θα προσκομίσουν στο πλαίσιο των ως άνω χρονοδιαγραμμάτων, δεν θα έχουν καταχωρηθεί από το προσωπικό του Τμήματος Οικονομικής Διαχείρισης κατά τη στιγμή υποβολής της τροποποίησης. Παραδείγματος χάριν για τις εντολές πληρωμής των ΙΔΟΧ μηνός Δεκεμβρίου πρέπει να μείνει το αντίστοιχο υπόλοιπο στον κωδικό 60-01, για τις εντολές πληρωμής ελεύθερων επαγγελματιών που θα εκδώσουν τιμολόγια εντός του Δεκεμβρίου πρέπει να μείνει το αντίστοιχο υπόλοιπο στον κωδικό 61-00 και ούτω καθ’ εξής.
Η υποβολή των Ετήσιων Προϋπολογισμών για το 2023 πρέπει να πραγματοποιηθεί αποκλειστικά μέσω του web-resCom το αργότερο μέχρι την Τετάρτη 14/12/2022. Το έντυπο του προϋπολογισμού που παράγεται μέσω του web-resCom πρέπει να σταλεί υπογεγραμμένο από τον Επιστημονικά Υπεύθυνο στο email apsarras@uniwa.gr θέτοντας ως τίτλο το εξής λεκτικό: «Κωδικός έργου …… – ΕΤΗΣΙΟΣ 2023».
Σημειώνουμε ότι για τα ΠΜΣ απαιτείται πλέον η έγκριση μόνο της Συντονιστικής Επιτροπής, η οποία πρέπει να σταλεί μαζί με τον ετήσιο προϋπολογισμό 2023 στο email που προαναφέρθηκε.
Λόγω αυξημένου όγκου εργασιών παρακαλούνται οι Επιστημονικά Υπεύθυνοι να τηρήσουν τις παραπάνω οδηγίες και να συνδράμουν στην ομαλή εκτέλεση των απαραίτητων διαδικασιών.
Το προσωπικό του Τμήματος Προμηθειών και του Τμήματος Οικονομικής Διαχείρισης του ΕΛΚΕ παραμένει στην διάθεσή σας για οποιαδήποτε διευκρίνιση.